Центр Аудита и консалтинга «Партнер»

Прошло уже более полугода с момента введения новой формы выдачи листков нетрудоспособности. Однако возникает все больше вопросов по их заполнению. В связи с этим региональные отделения ФСС России создали специальные разделы на своих сайтах, где разъяснили правила заполнения листков нетрудоспособности и указали, при каких ошибках замена не требуется.

Разъяснения региональных отделений ФСС России

Если врач допустил хотя бы одну ошибку при заполнении листка нетрудоспособности, он считается испорченным и выдается новый. Организации строго следуют этому правилу и отправляют своих сотрудников за новым больничным, так как никто не хочет остаться без возмещения расходов на пособия. Однако ФСС России призывает организации не слишком сосредотачиваться на незначительных ошибках и принимать листки для назначения пособия. Чиновники также указали, какие недочеты являются незначительными и не повлияют на возмещение сумм пособия из фонда.

Если врач допустил серьезную ошибку, то он должен выдать новый листок. В новом бланке листка, выдаваемом вместо испорченного, в строке “дубликат” ставится отметка “V”, а в строке “Дата выдачи…” указывается дата выдачи нового листка нетрудоспособности. Это делается для сохранения порядка регистрации листков нетрудоспособности в журнале медицинского учреждения и предотвращения возможных злоупотреблений в выдаче бланков.

Заполнение графы “Страховой стаж” и “Должность врача”

Сотрудники регионального отделения ФСС России по Республике Башкортостан разъяснили, как компаниям нужно заполнять графу “Страховой стаж” в ячейках “лет”, “мес.”, если сотрудник проработал меньше месяца в день болезни. В данном случае следует проставить везде 00, так как указание дней страхового стажа в этих ячейках не предусмотрено порядком.

При этом продолжительность страхового стажа на день наступления страхового случая можно определить на основании записей в трудовой книжке работника. В графе “Должность врача” не может быть указано просто “врач” или “лечащий врач”. Хотя ФСС России признает такое написание техническим недочетом в своем письме, они призывают территориальные фонды не отказывать в назначении и выплате пособий. По правилам в данной графе врачу следует прописать именно свою должность: терапевт, педиатр, хирург, ЛОР. При этом сокращения “аллергол”, “стоматол”, “офтальмол” и т.д. (если число букв в наименовании должности превышает 9 ячеек) допустимы, так как позволяют идентифицировать должность.

Пробелы и суммы в листке

Один из наиболее актуальных вопросов связан с проставлением пробелов в листке. При заполнении строки “Фамилия, инициалы врача” указывается фамилия и через пробел в одну ячейку – его инициалы. При этом пробел между инициалами не ставится (например, ИВАНОВА А.П.). Однако даже если он стоит, это не будет считаться ошибкой.

Суммы в строках “Средний заработок…”, “Сумма пособия…” компании должны проставить с первой ячейки, остальные пустые ячейки не заполняются. Например, “Средний заработок для исчисления пособия 20000 00 к”. Если эти требования не соблюдаются, то у фирмы могут возникнуть расхождения в расчетах с фондом. ФСС России может не принять листок, где суммы проставлены не с первой ячейки. В таком случае компания может внести коррективы на оборотной стороне бланка, указав: “Запись в строке “Средний заработок…”, произведенную со второй ячейки, считать произведенной с первой ячейки”. Заверить данную запись подписью и печатью работодателя. Затем исправленный листок возвращается в фонд.

Ошибки, которые не требуют замены листка

Если больничный листок был сложен и помялся, его не нужно заменять. По мнению специалистов ФСС России, это не считается ошибкой. Однако фонд предупреждает, что в будущем это может привести к искажению информации, которая заносится в базу социального страхования.

Если во время болезни сотрудник сменил фамилию или компания изменила наименование, больничный листок не нужно переоформлять. В случае с сотрудником достаточно приложить копию документа о смене фамилии. Организации, с другой стороны, должны представить свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ и выписку из ЕГРЮЛ. Такие инструкции приводит отделение ФСС по Костромской области на своем официальном сайте.

Подписывание листка нетрудоспособности

Подписывать листок нетрудоспособности не обязательно должны именно руководитель и главный бухгалтер. Они могут передать такие полномочия на основании доверенности другому лицу. При этом не следует указывать реквизиты доверенностей.