Ввиду производственной необходимости работники Общества используют личные автомобили в производственных целях. Обществом, согласно Приказов, производится выплата компенсации стоимости ГСМ этим работникам. Какими документами должны быть оформлены соответствующие выплаты? Когда данные выплаты принимаются при расчете налога на прибыль: в момент начисления или в момент фактической выплаты?

Налог на прибыль.  В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Соответственно, предприятию предоставлено право самостоятельно определять порядок и размер выплат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. С этой целью оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Также подтверждением использования личного автомобиля для служебных целей будут являться приказ руководителя предприятия с указанием размеров компенсации, путевые листы, чеки на приобретенный бензин и иные документы.

В Письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6 Минфин рекомендует работнику для получения компенсации представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах. Расходы, понесенные работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, возмещаются на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов и пр.). Если соглашение о размере возмещения расходов не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, последний в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Данным Постановлением установлены следующие нормы расходов: — на легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб., а свыше 2000 куб. см — 1500 руб.; — на мотоциклы — 600 руб. В составе расходов компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей при методе начисления учитывается на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заметим, что в ситуации, когда согласно договору с работниками им оплачивается 1200 (1500) руб. ежемесячно в соответствии с Постановлением Правительства РФ N 92, а также стоимость ГСМ, при представлении путевых листов, учесть в расходах при расчете налога на прибыль, по мнению ВАС, нельзя на том основании, что предприятие несет не расходы на приобретение топлива, а компенсирует расходы работника за использование личного автомобиля, в том числе и затраты на ГСМ (Определение от 29.01.2009 N ВАС-495/09).

Налог на доходы физических лиц В силу п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм) освобождаются от обложения НДФЛ. К ним относятся в том числе компенсации, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). По мнению ФНС, поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсации при использовании личного имущества в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса: освобождаются от налогообложения суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в соответствии с соглашением сторон трудового договора (Письмо от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).

При этом должны иметься документы, подтверждающие:

— принадлежность используемого имущества налогоплательщику;

— фактическое использование имущества в интересах работодателя и осуществление расходов на эти цели;

— суммы произведенных в связи с этим расходов.

Аналогичные разъяснения дает и финансовый орган (Письмо от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327) Страховые взносы В силу пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, утвержденных законодательством), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, освобождены от обложения страховыми взносами.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного транспорта в служебных целях в пределах сумм, определенных соглашением между организацией и ее сотрудником, взносами не облагается (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.